Regulamin zamówień publicznych

ZARZĄDZENIE nr 11

Dyrektora Gnieźnieńskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji

z dnia 26 stycznia 2021 roku

w sprawie wprowadzenia w Gnieźnieńskim Ośrodku Sportu i Rekreacji (dalej „GOSiR”)

regulaminu określającego procedurę udzielania zamówień publicznych

Na podstawie art. 52 ust. 2 oraz art. 55 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019, z póź.zm.) zwaną dalej „Pzp”, zarządzam co następuje:

§ 1.

Wprowadza się Regulamin określający procedurę udzielania zamówień publicznych w GOSiR.

DZIAŁ I - POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 2.

Postanowienia niniejszego Regulaminu określają procedurę udzielania zamówień publicznych realizowanych w GOSiR, z uwzględnieniem szczegółowej organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków Zakładowej Komisji do spraw zamówień publicznych.

§ 3.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

Zamawiającym – należy przez to rozumieć Miasto Gniezno-Gnieźnieński Ośrodek Sportu i Rekreacji;
Kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć Dyrektora GOSiR;
Pracowniku właściwym do spraw zamówień publicznych – należy przez to rozumieć pracownika GOSiR realizującego zadania pod nadzorem Kierownika Działu Technicznego i Transportu GOSiR;
Komisji – należy przez to rozumieć Zakładową Komisję do spraw zamówień publicznych, zwaną dalej „Komisją przetargową”, powoływaną zarządzeniem Dyrektora GOSiR do przygotowania oraz przeprowadzenia postępowania/postepowań o udzielenie zamówienia publicznego;
Członku Komisji – należy przez to rozumieć każdą osobę powołaną w skład Komisji;
Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin udzielania zamówień publicznych w GOSiR;
Dziale – należy przez to rozumieć dział lub inną komórkę organizacyjną GOSiR, przy pomocy których Dyrektor GOSiR wykonuje swoje obowiązki;
Ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 2019, z póź.zm.), zwaną dalej „Pzp”;
SWZ – należy przez to rozumieć skrótowe oznaczenie specyfikacji warunków zamówienia.

§ 4.

1. Z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w Pzp, w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości zamówienia równej lub przekraczającej progi unijne, Zamawiający jest zobowiązany powołać Komisję Przetargową.

2. W przypadku, gdy wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne, Zamawiający może powołać Komisję Przetargową z zastrzeżeniem, iż Komisja musi być powołana, gdy postępowanie o udzielenie zamówienia ma być prowadzone w trybie podstawowym.

3. Komisję Przetargową powołuje w drodze zarządzenia Kierownik Zamawiającego.

§ 5.

Kierownik Zamawiającego może powierzyć w formie pisemnej wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności, określonych postanowieniami Regulaminu, innej osobie, będącej pracownikiem Zamawiającego.

§ 6.

Z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w Regulaminie, postanowienia Regulaminu nie mają zastosowania do zamówień, do których nie stosuje się Pzp.

DZIAŁ II - ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

§ 7.

1. Zamówienia udziela się po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia w jednym z trybów, o których mowa w Ustawie.

2. Propozycję wyboru trybu, w którym zamierza się udzielić zamówienia publicznego Komisja przekazuje do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego. W przypadku, gdy proponowanym trybem nie jest jeden z trybów przetargowych lub tryb podstawowy, propozycja Komisji musi zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania danego trybu.

3. W przypadku, gdy nie została powołana Komisja Przetargowa, postępowanie przygotowuje i przeprowadza oraz ustala wartość zamówienia zainteresowany Dział, po zaopiniowaniu przez pracownika właściwego do spraw zamówień publicznych trybu udzielenia zamówienia.

4. W przypadku, o którym mowa w ust.3, wszelkie prawa i obowiązki Komisji Przetargowej przejmuje Dział.

§ 8.

Niezależnie od obowiązków wskazanych w § 7 ust.3 Regulaminu, do zadań Działu należy między innymi:

1) opracowywanie zgodnie z Pzp, na dany rok budżetowy planów zamówień publicznych, w ramach danego Działu, wraz z ich aktualizacją;

2) udział w sporządzaniu analizy potrzeb i wymagań, zgodnej z przepisami Pzp;

3) przygotowywanie w ramach danego Działu rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych według kodów numerycznych CPV;

4) sporządzanie i przedstawianie pracownikowi właściwemu do spraw zamówień publicznych wniosku o wszczęcie postępowania, w terminie, formie oraz zawartości określonej w § 10 Regulaminu;

5) udział pracowników Działu w pracach Komisji Przetargowej, w szczególności przy opracowaniu SWZ, a zwłaszcza jej części zawierającej opis przedmiotu zamówienia (w tym określenie kodów numerycznych CPV), warunki wymagane od wykonawców, kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej oraz istotne dla Zamawiającego postanowienia umowy;

6) określenie, najpóźniej przed otwarciem ofert kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

7) sporządzanie raportu z realizacji zamówienia, w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w Pzp;

8) przekazanie pracownikowi właściwemu do spraw zamówień publicznych, w terminie do 4 dni od dnia zawarcia umowy kopii tej umowy, w celu dokonania zwrotu wniesionego wadium;

9) przekazanie pracownikowi właściwemu do spraw zamówień publicznych, w terminie do 21 dni od dnia wykonania umowy w sprawie zamówienia publicznego, informacji niezbędnych do zamieszczenia ogłoszenia o wykonaniu umowy.

§ 9.

Do zadań pracownika właściwego do spraw zamówień publicznych należy między innymi:

1) zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej GOSiR planu postępowań o udzielenie zamówień oraz jego aktualizacji;

2) przekazanie do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych sprawozdania o udzielonych zamówieniach;

3) zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wykonaniu umowy, po uprzednim otrzymaniu stosownych informacji z właściwego Działu.

§ 10.

1. Rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia poprzedza złożenie przez właściwy Dział wniosku o wszczęcie postępowania.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 należy złożyć w odpowiednim terminie, to jest z takim wyprzedzeniem, które pozwala na przygotowanie oraz przeprowadzenie postępowania, zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz realizację nałożonych na Zamawiającego obowiązków z zastrzeżeniem, iż:

1) w przypadku postępowań w trybie podstawowym, wniosek musi zostać złożony na co najmniej 70 dni przed planowanym terminem zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

2) w przypadku postępowań w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego lub partnerstwa innowacyjnego, wniosek musi zostać złożony na co najmniej 140 dni przed planowanym terminem zawarcia umowy.

3. W przypadkach szczególnie uzasadnionych np. pilna potrzeba udzielenia zamówienia, wniosek o wszczęcie postępowania może zostać złożony w terminie krótszym niż podany w ust.2. Wraz ze złożeniem takiego wniosku należy złożyć uzasadnienie niedotrzymania wymaganego terminu.

4. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 zawiera co najmniej:

1) nazwę Działu;

2) proponowany tryb udzielenia zamówienia, a w przypadku wskazania trybu innego niż tryb podstawowy lub jeden z trybów przetargowych, uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania tego trybu;

3) nazwę nadaną zamówieniu;

4) kod numeryczny Wspólnego Słownika Zamówień (CPV);

5) informację na temat części zamówienia i możliwości składania ofert częściowych, ewentualnie powody niedokonania podziału zamówienia na części;

6) informację na temat przewidywanych zamówień, o których mowa w art. 214 ust.1 pkt 7 lub 8 Pzp;

7) termin wykonania zamówienia (co do zasady, termin ten należy podać w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach);

8) wartość zamówienia oraz podstawę jej ustalenia (np. rozeznanie rynku poprzez zapytania ofertowe, kosztorys inwestorski, itp.) - wraz z załączeniem kalkulacji tej ceny lub dowodów, na podstawie których wartość zamówienia została ustalona;

9) przeliczenie wartości zamówienia z PLN na równowartość wyrażoną w euro, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

10) wskazanie osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia wraz z datą, kiedy ta wartość została ustalona;

11) łączną wartość tego samego rodzaju dostaw lub usług, udzielanych w danym roku budżetowym;

12) informację na temat kwoty zabezpieczonej w budżecie na realizację zamówienia;

13) informację, czy zadanie jest finansowane ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub innych źródeł zewnętrznych, a jeżeli tak, wraz ze wskazaniem odpowiedniego programu/projektu oraz udziału procentowego tych środków (jeśli jest znany);

14) opis przedmiotu zamówienia;

15) rodzaj czynności niezbędnych do realizacji zamówienia, których dotyczą wymagania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia;

16) wskazanie, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych lub projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników;

17) informację czy istnieje możliwość, że o udzielenie zamówienia będzie ubiegał się podmiot, który uczestniczył w przygotowaniu postępowania (wcześniejsze zaangażowanie wykonawcy);

18) podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust.1 Pzp (fakultatywne podstawy wykluczenia), o ile mają one stanowić podstawę wykluczenia wykonawców z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

19) określenie warunków udziału w postępowaniu, o ile Wydział proponuje dokonanie kwalifikacji podmiotowej wykonawców przy pomocy warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

20) informację na temat wadium, o ile Wydział proponuje wniesienie przez wykonawców wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

21) opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert, a jeżeli przypisanie wagi nie jest możliwe z obiektywnych przyczyn, wskazanie kryteriów oceny ofert w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego;

22) określenie wymagań jakościowych odnoszących się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia, w przypadku gdy cena ma stanowić kryterium o wadze przekraczającej 60%;

23) informację na temat zabezpieczenia należytego wykonania umowy, o ile Wydział proponuje wniesienie zabezpieczenia;

24) projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego;

25) wskazanie osób przewidzianych do składu Komisji Przetargowej, w sytuacji, gdyby taka Komisja miała zostać powołana.

5. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, wraz z załącznikami, Dział przekazuje pracownikowi właściwemu do spraw zamówień publicznych w postaci elektronicznej.

6. Wzór wniosku o wszczęcie postępowania stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

§ 11.

Specyfikacja Warunków Zamówienia podlega zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego.

§ 12.

1. Komisja Przetargowa przekazuje do publikacji lub zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu w miejscach do tego wyznaczonych, po uprzednim zatwierdzeniu treści SWZ oraz projektu ogłoszenia przez Kierownika Zamawiającego. W sytuacji, gdy Komisja nie została powołana czynności zamieszczenia bądź przekazania ogłoszenia o zamówieniu, na wniosek kierownika lub upoważnionego pracownika zainteresowanego Działu, dokonuje pracownik właściwy do spraw zamówień publicznych .

2. Po zatwierdzeniu propozycji rozstrzygnięcia postępowania (wybór oferty najkorzystniejszej bądź unieważnienie postępowania) przez Kierownika Zamawiającego, Przewodniczący Komisji przekazuje wyniki do wiadomości Wykonawcom, którzy złożyli oferty oraz zamieszcza je w miejscach, o których mowa w przepisach Pzp.

DZIAŁ III - KOMISJA PRZETARGOWA

Rozdział 1

Skład Komisji, powoływanie i odwoływanie poszczególnych jej członków, udział biegłych

§ 13.

Postanowienia niniejszego Działu mają zastosowanie do prac Komisji powołanej przez Kierownika Zamawiającego w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 14.

1. Komisja Przetargowa składa się przynajmniej z trzech członków, powoływanych i odwoływanych przez Kierownika Zamawiającego.

2. Komisja Przetargowa musi być powołana najpóźniej w dniu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

3. O powołanie Komisji występuje do Kierownika Zamawiającego pracownik właściwy do spraw zamówień publicznych, po uprzednim otrzymaniu wniosku o wszczęcie postępowania, złożonego zgodnie z postanowieniami § 10 Regulaminu, z zastrzeżeniem ust.4.

4. Kierownik Zamawiającego na pisemny lub ustny wniosek pracownika właściwego do spraw zamówień publicznych może powołać jedną, stałą Komisję na dany rok budżetowy.

5. W zarządzeniu powołującym Komisję, Kierownik Zamawiającego wskazuje Przewodniczącego, Zastępcę Przewodniczącego oraz Sekretarza Komisji.

§ 15.

Obowiązkiem członków Komisji jest złożenie w formie pisemnej oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust.2 oraz ust.3 Pzp. Oświadczenia, o których mowa, należy złożyć w terminach, o których mowa w Pzp. Oświadczenia stanowią załącznik do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 16.

1. Przewodniczący Komisji wyłącza z jej prac członka, który:

zgodnie z art. 56 ust.4 Pzp, złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 56 ust.2 lub ust.3 Pzp;
nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 56 ust.2 i ust.3 Pzp, w wymaganym terminie, mimo dodatkowego wezwania przez Przewodniczącego Komisji;
zgodnie z art. 56 ust.4 Pzp, złożył oświadczenie niezgodne z prawdą – w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia;
zgodnie z art. 56 ust.4 Pzp, złożył zgodne z prawdą oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w art. 56 ust.2 lub ust.3 Pzp, jeżeli po złożeniu oświadczenia okoliczności takie zaistniały.

2. Informację o wyłączeniu członka Komisji, Przewodniczący Komisji przekazuje Kierownikowi Zamawiającego, który podejmuje decyzję o odwołaniu członka ze składu Komisji i ewentualnym powołaniu w jego miejsce nowego członka Komisji. Powołanie nowego członka Komisji w miejsce członka wyłączonego jest niezbędne w sytuacji, gdy wskutek wyłączenia liczba członków Komisji stanie się mniejsza niż 3.

3. Nowy członek Komisji, powołany w miejsce wyłączonego, niezwłocznie składa oświadczenie, o którym mowa w art. 56 ust.2 i ust.3 Pzp.

4. Wobec Przewodniczącego Komisji czynności związane z ewentualnym wyłączeniem z prac Komisji, dokonuje bezpośrednio Kierownik Zamawiającego. W miejsce odwołanego Przewodniczącego Komisji, Kierownik Zamawiającego powołuje nowego Przewodniczącego.

§ 17.

1. Oprócz przypadków opisanych w § 16 Regulaminu, odwołanie członka Komisji może nastąpić jeżeli:

z przyczyn obiektywnych nie może on wykonywać swoich obowiązków (np. z powodu choroby bądź innej nieobecności w pracy);
członek Komisji nie wykonuje nałożonych na niego obowiązków lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, postanowień Regulaminu oraz decyzji Przewodniczącego Komisji;
członek Komisji nie pojawia się na posiedzeniach Komisji nie usprawiedliwiając swoich nieobecności;
członek Komisji złoży pisemną, umotywowaną prośbę o odwołanie go ze składu Komisji, zaakceptowaną przez Przewodniczącego Komisji.

2. Z wnioskiem o odwołanie członka Komisji występuje do Kierownika Zamawiającego Przewodniczący Komisji.

§ 18.

1. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Przewodniczący Komisji składa Kierownikowi Zamawiającego umotywowany wniosek o powołaniu jednego, bądź więcej biegłych. Wniosek powinien wskazywać osobę biegłego i jego wiadomości specjalne oraz przewidywaną wysokość jego wynagrodzenia. Do wniosku powinien zostać załączony projekt umowy z biegłym.

2. Powołanie biegłych może nastąpić także z własnej inicjatywy Kierownika Zamawiającego.

§ 19.

1. Decyzję o powołaniu biegłego podejmuje Kierownik Zamawiającego.

2. Po podpisaniu umowy, a przed przystąpieniem do wykonania jakichkolwiek czynności, biegły składa oświadczenie, o którym mowa w art. 56 ust.4 Pzp, o ile będzie wykonywał czynności w postępowaniu wymagające złożenia oświadczenia. Przewodniczący Komisji nie dopuszcza do wykonania czynności przez biegłego, w stosunku do którego zajdzie którakolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 56 ust.2 lub ust.3 Pzp.

3. Biegły przedstawia swoją opinię w formie pisemnej, w terminie określonym w umowie, a na żądanie Przewodniczącego Komisji bierze udział w pracach Komisji z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.

Rozdział 2

Prawa i obowiązki członków Komisji

§ 20.

1. O ile członkowie Komisji są pracownikami Zamawiającego, wykonują swoje obowiązki związane z udziałem w pracach Komisji w ramach obowiązków służbowych.

2. Przełożeni członków Komisji, którzy są pracownikami Zamawiającego, obowiązani są umożliwić im udział w pracach Komisji.

3. Każdy członek Komisji jest zobowiązany jak najszybciej powiadomić Przewodniczącego Komisji o swojej nieobecności na posiedzeniu Komisji, podając przyczyny nieobecności.

§ 21.

1. Członkowie Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, postanowieniami Regulaminu, posiadaną wiedzą i doświadczeniem oraz podstawowymi zasadami udzielania zamówień wskazanymi w Ustawie.

2. Do obowiązków członków Komisji należy w szczególności:

udział w pracach, w tym w posiedzeniach Komisji;
wykonywanie innych czynności związanych z pracami Komisji, zgodnie z poleceniami Przewodniczącego Komisji.

3. Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z pracą Komisji, a w szczególności informacji dotyczących:

liczby złożonych ofert – do upływu terminu składania ofert;
przebiegu badania i oceny złożonych ofert.

§ 22.

Członek Komisji ma prawo uczestniczenia we wszystkich pracach i posiedzeniach Komisji oraz prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z prowadzonym postępowaniem.

§ 23.

1. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący, powoływany i odwoływany przez Kierownika Zamawiającego spośród członków Komisji.

2. Do zadań Przewodniczącego Komisji należy w szczególności:

odebranie od członków Komisji oświadczeń, o których mowa w § 15 Regulaminu, oraz poinformowanie Kierownika Zamawiającego o okolicznościach, o których mowa w § 16 i § 17 Regulaminu;
wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie;
podział obowiązków i wykonywanie poszczególnych czynności dokonywanych poza posiedzeniami Komisji;
nadzór nad terminowym i prawidłowym dokonywaniem czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
prowadzenie postępowania w sposób umożliwiający jego zakończenie w możliwie najkrótszym – dopuszczalnym przepisami prawa – terminie;
reprezentowanie Zamawiającego oraz Komisji na zewnątrz, w szczególności poprzez podpisywanie w jego imieniu wszelkich druków, oświadczeń, informacji, wezwań, zawiadomień itp.;
podpisywanie i przekazywanie zaproszeń do udziału w postępowaniu, właściwych dla danego trybu udzielenia zamówienia, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego;
nadzorowanie prawidłowego prowadzenia protokołu postępowania o udzielenie zamówienia;
informowanie Kierownika Zamawiającego o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia;

3. Podczas nieobecności Przewodniczącego Komisji, wszelkie jego kompetencje zawarte w Regulaminie, przejmuje wskazany w zarządzeniu powołującym Komisję, Zastępca Przewodniczącego.

§ 24.

1. Do obowiązków Sekretarza Komisji należy w szczególności:

prowadzenie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia;
organizowanie posiedzeń Komisji (po uprzednim wyznaczeniu terminu posiedzenia przez Przewodniczącego Komisji);
sporządzanie protokołów z posiedzeń Komisji;
obsługa techniczno-organizacyjna prac Komisji;
przekazywanie lub zamieszczanie ogłoszeń w sprawach zamówień oraz innych informacji, związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku nieobecności Sekretarza Komisji, jego obowiązki przejmuje inna osoba ze składu Komisji, wskazana przez Przewodniczącego Komisji.

§ 25.

Komisja obraduje na posiedzeniach zwoływanych przez Przewodniczącego Komisji.
Obrady oraz postanowienia podjęte podczas posiedzenia uznaje się za ważne, pod warunkiem obecności przynajmniej połowy składu Komisji.
Rozstrzygnięcia Komisji zapadają większością głosów. W przypadku równości głosów, przeważa głos Przewodniczącego Komisji.
Postanowienia, o których mowa w ust.3, nie dotyczą czynności związanych z oceną ofert w ramach kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty. W takim przypadku zastosowanie znajdują zapisy § 32 Regulaminu.
W przypadku zdania odrębnego bądź wstrzymania się od głosu, członek Komisji przekazuje swoje stanowisko w danej sprawie wraz z pisemnym uzasadnieniem.

§ 26.

Każdy członek Komisji, niezależnie od indywidualnej odpowiedzialności, opisanej w § 27 Regulaminu, odpowiada bezpośrednio przed Kierownikiem Zamawiającego za:

traktowanie na równych prawach wszystkich wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego;
przeprowadzenie postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji;
przestrzeganie Regulaminu oraz Pzp wraz z wydanymi do niej przepisami wykonawczymi.

§ 27.

Zarówno poszczególni członkowie Komisji, jak i inne osoby spoza składu Komisji, a wykonujące stosowne czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, ponoszą indywidualną odpowiedzialność, m.in. w następujących przypadkach:

za nieprawidłowe bądź niezgodne z Pzp ustalenie wartości zamówienia - odpowiada pracownik właściwego Działu, który dokonał czynności związanych z ustaleniem wartości zamówienia;
za nieprawidłowy bądź niezgodny z Pzp opis przedmiotu zamówienia – odpowiada pracownik właściwego Działu, który ten opis sporządził lub zatwierdził;
za nieprawidłowe bądź niezgodne z Pzp określenie warunków udziału wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub kryteriów oceny ofert - odpowiada pracownik właściwego Działu, który takie warunki zaproponował lub członkowie Komisji, którzy takie warunki ostatecznie określili;
za błędną analizę złożonych ofert pod względem formalnym, odpowiada pracownik pracownik właściwy do spraw zamówień publicznych, który sprawdzał pod tym kątem oferty;
za błędną analizę złożonych ofert pod względem merytorycznym, a zwłaszcza złożonych kosztorysów ofertowych - odpowiada pracownik właściwego Działu, który sprawdzał pod takim kątem oferty;
za nieprawidłowo prowadzony protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, odpowiada Sekretarz Komisji bądź inna osoba, która protokół sporządziła.

Rozdział 3

Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

§ 28.

W ramach przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia, Komisja w szczególności przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia Kierownikowi Zamawiającego:

propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego wraz z uzasadnieniem, jeżeli uzasadnienie takie jest wymagane przepisami Pzp;
propozycję treści ogłoszenia o zamówieniu, o ile wszczęcie postępowania następuje w drodze publicznego ogłoszenia;
propozycję treści SWZ, o ile jej sporządzenie jest wymagane przepisami Pzp;
propozycję treści zaproszenia do udziału w negocjacjach w trybie negocjacji bez ogłoszenia wraz z listą wykonawców, którzy zostali wytypowani do udziału w postępowaniu;
propozycję zaproszenia do negocjacji poprzedzających udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki, ze wskazaniem wykonawcy, któremu zamówienie ma zostać udzielone;

Rozdział 4

Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

§ 29.

Do zadań Komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, należy w szczególności:

udzielanie wyjaśnień dotyczących treści SWZ oraz dokonywanie zmian (modyfikacji) treści tej specyfikacji, zgodnie z przepisami Pzp, o ile zaistnieje konieczność dokonania takiej zmiany;
dokonanie zmian w treści ogłoszenia o zamówieniu, o ile zaistnieje taka potrzeba;
dokonanie otwarcia złożonych w terminie wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert;
ocena wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
dokonywanie wszelkich czynności związanych z analizą i oceną złożonych ofert, o których mowa w Pzp, a w szczególności:
1. wezwanie do złożenia wyjaśnień treści oferty, zgodnie z art. 223 ust.1 Pzp,
2. poprawa oczywistych omyłek pisarskich, oczywistych omyłek rachunkowych oraz innych omyłek, zgodnie z art. 223 ust.2 Pzp,
3. wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny;
dokonanie kwalifikacji podmiotowej wykonawców – czy wykonawcy wykazali brak podstaw wykluczenia oraz czy wykazali spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o ile zostały one określone przez Zamawiającego;
wezwanie do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust.1 Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu dokumentów, w trybie art. 128 ust.1 Pzp;
występowanie do Kierownika Zamawiającego z wnioskiem o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych Pzp;
ocena ofert niepodlegających odrzuceniu i przyznanie punktów, zgodnie z kryteriami wyboru najkorzystniejszej oferty;
prowadzenie negocjacji lub dialogu z wykonawcami, w przypadku gdy Pzp przewiduje ich prowadzenie;
przygotowanie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania;
powiadomienie wykonawców o rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia, tj. o wyborze najkorzystniejszej oferty albo unieważnieniu postępowania;
przyjmowanie i analizowanie składanych przez wykonawców środków ochrony prawnej.

§ 30.

Po wszczęciu postępowania, Sekretarz Komisji w szczególności:

przekazuje (wydaje lub wysyła) wykonawcom SWZ, a w sytuacji, gdy wymagają tego przepisy, udostępnia SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania;
przyjmuje i rejestruje zapytania dotyczące wyjaśnienia treści SWZ;
przekazuje wnioski o wyjaśnienie treści SWZ do właściwego Działu, o ile wniosek dotyczy treści SWZ, za którą odpowiada ten Dział;
sporządza na bieżąco protokół postępowania;
sporządza protokoły z posiedzeń Komisji.

§ 31.

Przewodniczący Komisji w trakcie prowadzenia postępowania w szczególności:

zapewnia, aby otwarcie złożonych ofert nastąpiło w ustalonym miejscu i terminie;
nadzoruje wszelkie czynności związane z oceną oraz wyborem najkorzystniejszej oferty;
wykonuje inne czynności, które nie zostały na mocy przepisów prawa lub niniejszego Regulaminu zastrzeżone do wyłącznej kompetencji Kierownika Zamawiającego lub Komisji.

§ 32.

1. Członkowie Komisji dokonują oceny niepodlegających odrzuceniu ofert i przyznają punkty poprzez indywidualną ocenę ofert (tzw. ranking ofert). Z czynności tych można zrezygnować, w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających unieważnienie postępowania.

2. Oceny ofert dokonuje się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert określonych dla danego postępowania o udzielenie zamówienia.

3. Jeżeli jest to uzasadnione przyjętymi kryteriami oceny ofert, można odstąpić od indywidualnej oceny ofert. Dotyczy to sytuacji, gdy w poszczególnych kryteriach punkty przyznawane są za pomocą wzorów lub w inny sposób, niewymagający indywidualnej oceny członków Komisji. W takim przypadku, Komisja sporządza jedynie pisemne uzasadnienie wskazania najkorzystniejszej oferty (oferty najwyżej ocenionej).

§ 33.

1. W przypadku wniesienia odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, Komisja zajmuje na posiedzeniu stanowisko w sprawie ewentualnego udzielenia odpowiedzi.

2. Wniesione odwołanie oraz stanowisko, o którym mowa w ust.1, Komisja przekazuje Kierownikowi Zamawiającego.

§ 34.

1. Kierownik Zamawiającego stwierdza nieważność czynności Komisji podjętych z naruszeniem prawa.

2. Na polecenie Kierownika Zamawiającego, Komisja powtarza unieważnioną czynność.

Rozdział 5

Zakończenie prac Komisji oraz dokumentowanie postępowania

§ 35.

1. Komisja kończy prace związane z prowadzeniem postępowania z dniem zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnienia prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile od czynności unieważnienia postępowania nie zostaną złożone środki ochrony prawnej, przewidziane przepisami Pzp.

2. W przypadku wniesienia odwołania na czynność unieważnienia postępowania, prace Komisji kończą się z dniem wydania przez Krajową Izbę Odwoławczą postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze lub wyroku oddalającego odwołanie.

§ 36.

1. Protokół postępowania, zwany dalej protokołem, sporządza Sekretarz Komisji, a w czasie jego nieobecności inna osoba wskazana przez Przewodniczącego Komisji.

2. W przypadku, gdy Komisja nie została powołana, protokół prowadzi osoba wyznaczona przez Kierownika Działu lub upoważniony pracownik Działu właściwego ze względu na przedmiot zamówienia.

DZIAŁ IV – POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 37.

Do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu, stosuje się postanowienia dotychczasowych proceduru.

§ 38.

Z chwilą wejścia w życie niniejszego zarządzenia traci moc Zarządzenie nr 2 Dyrektora GOSiR z dnia 4 stycznia 2021 roku w sprawie powołania Zakładowej Komisji do spraw zamówień publicznych i wprowadzenia Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej.

§ 39.

Wykonanie Zarządzenia powierza się pracownikowi GOSiR właściwemu do spraw zamówień publicznych, oraz upoważnionym pracownikom GOSiR, którzy dokonywać będą czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowań objętych regulaminem.

§ 40.

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia pełni Główna Księgowa GOSiR.

§ 41.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik nr 1

do Zarządzenia nr 11

Dyrektora GOSiR

z dnia 26.01.2021 roku

……………………, dnia ……………………

…………………………..…………………………………….

Pieczątka lub nazwa Działu/Komórki GOSiR

WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA

Nazwa działu:

………………………………………………………………………………………………………………………………..………………..……….

Proponowany tryb udzielenia zamówienia: ………………………………………………………………….………..

(w przypadku wyboru innego trybu niż tryb podstawowy albo jeden z trybów przetargowych, należy podać podstawę prawną oraz dołączyć uzasadnienie faktyczne i prawne zastosowania trybu).

Nazwa nadana zamówieniu:

…………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………....

4. Kod(y) numeryczny Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) ………………………………………………………..

5. Informacja na temat części zamówienia i możliwości składania ofert częściowych lub udzielania zamówienia w częściach, stanowiących przedmiot odrębnych postępowań

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

5a.Podanie powodów niedokonania podziału zamówienia na części.

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

6. Informacja na temat przewidywanych zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 lub 8 Ustawy

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

7. Termin wykonania zamówienia : ……………………………………….………………………………..……………………

8. Wartość zamówienia*:

8.1. Wartość zamówienia ustalona dla dostaw/usług:

netto ………………………………..

VAT ……………………………....

brutto ………………….…………….

Uwaga! W przypadku, gdy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 lub 8 Ustawy (powtórzenie podobnych usług lub zamówienie dodatkowych dostaw) do wartości wyliczonej powyżej należy dodać wyliczoną wartość tych zamówień:

wartość zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 lub 8 Ustawy:

netto …………………………………

VAT …………………………………

brutto …………………………………

razem wartość zamówienia podstawowego + wartość zamówień o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 lub 8 Ustawy:

netto …………………………………

VAT …………………………………

brutto …………………………………

wartość zamówień tego samego rodzaju, których zamierza udzielić Dział w danym roku budżetowym:

netto …………………………………

VAT …………………………………

brutto …………………………………

8.1.1. Wartość zamówienia została ustalona na podstawie/w oparciu o: (dołączyć kalkulację wyliczenia wartości zamówienia):

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

8.1.2. Przeliczenie wartości zamówienia (wartość netto) na euro:

Wartość zamówienia wyrażona w euro, wyliczona na podstawie stosownych przepisów - ……………

8.1.3. Data ustalenia wartości zamówienia: ……………………………………………………………………………………

8.1.4. Osoba/y dokonująca/e ustalenia wartości zamówienia:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

8.2. Wartość zamówienia ustalona dla robót budowlanych:

netto …………………………………

VAT …………………………………

brutto …………………………………

Uwaga! W przypadku, gdy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 Ustawy (powtórzenie podobnych robót budowlanych) do wartości wyliczonej powyżej należy dodać wyliczoną wartość tych zamówień:

wartość zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 Ustawy:

netto …………………………………

VAT …………………………………

brutto …………………………………

razem wartość zamówienia podstawowego + wartość zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 Ustawy:

netto …………………………………

VAT …………………………………

brutto …………………………………

8.2.1 Wartość zamówienia została ustalona na podstawie/w oparciu o:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

8.2.2. Przeliczenie wartości zamówienia (wartość netto) na euro:

Wartość zamówienia wyrażona w euro, wyliczona na podstawie stosownych przepisów - ……………

8.2.3. Data ustalenia wartości zamówienia: …………………………………………………………………….……………

8.2.4. Osoba/y dokonująca/e ustalenia wartości zamówienia:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

9. Kwota zabezpieczona na realizację zadania: *

w budżecie GOSiR na rok……, w wysokości:…… w dziale ……, obiekcie …, par. …….. klasyfikacji budżetowej
finansowanie ze środków Unii Europejskiej (podać kwotę dofinansowania i jaki stanowi to udział w % w wartości zamówienia oraz wskazać projekt/program) …………………………………………………………………………………………………………………………….…………….…
inny rodzaj finansowania (podać jaki oraz kwotę finansowania) ……………………………………….

10. Opis przedmiotu zamówienia:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(dołączyć ewentualne załączniki)

11. Czynności niezbędne do realizacji zamówienia, których dotyczą wymagania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (art. 95 ust. 1 Ustawy):

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

12. Wskazanie, w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych lub projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników (art. 100 ust. 1 i ust. 2 Ustawy):

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

13. Rodzaj wynagrodzenia*: kosztorysowe/ryczałtowe

14. Informacja czy istnieje możliwość, że o udzielenie zamówienia będzie ubiegał się podmiot, który uczestniczył w przygotowaniu postępowania:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

15. Podstawy wykluczenia – tzw. fakultatywne podstawy wykluczenia, przewidziane w art. 109 ust. 1 Ustawy (o ile mają one stanowić podstawę do wykluczenia wykonawców z postępowania):

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

16. Określenie warunków udziału w postępowaniu - załącznik do wniosku.

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

17. Informacja na temat wadium

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

18. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty najkorzystniejszej wraz z podaniem wag tych kryteriów;

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

19. Określenie wymagań jakościowych odnoszących się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia, w przypadku gdy cena ma stanowić kryterium o wadze przekraczającej 60%

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

20. Informacja na temat zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

21. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego - załącznik do wniosku.

22. Wzór formularza oferty:

(przekazać w postaci załącznika)

23. Osoba/y przewidziana/e do prac w Komisji Przetargowej:

1) Komisja doraźna w GOSiR*

…………………………………………… .…………………………..…………

(imię i nazwisko) (stanowisko służbowe)

…………………………………………… ….……………………………………

(imię i nazwisko) (stanowisko służbowe)

2) Stała Komisja w GOSiR do spraw zamówień publicznych* + biegli*

* niepotrzebne skreślić

……….……………………………......….………Podpis Kierownika działu

lub

osoby

pełniącej zastępstwo lub

Innego upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej GOSiR

…………………………………..……………………..……………………………….………

opinia pracownika GOSiR właściwego d.s. Zamówień Publicznych

( w przypadku wyboru trybu innego niż tryb podstawowy

lub jednego z trybów przetargowych)

Wprowadzający:	Ilość odwiedzin strony:
Sekretariat Gosir Email:biuro@gosir.gniezno.pl Tel:	Licznik odwidzin dziś: 2 Licznik odwidzin ogólne: 533
Data wprowadzenia:	Ostatnia aktualizacja:
27 stycznia 2021 godz. 13:33	27 stycznia 2021 godz. 13:38

Rejestr zmian

Data publikacji	Osoba	Zdarzenie
27.01.2021 13:38:03	Sekretariat Gosir Email:biuro@gosir.gniezno.pl Tel:	Aktualizacja treści
27.01.2021 13:33:07	Sekretariat Gosir Email:biuro@gosir.gniezno.pl Tel:	Dodanie strony