Regulamin zamówień do 170 tyś zł.

ZARZĄDZENIE nr 7

Dyrektora Gnieźnieńskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji

z dnia 23 stycznia 2026 roku

 

w sprawie: wprowadzenia procedury udzielania przez Gnieźnieński Ośrodek Sportu i Rekreacji zamówień, których wartość szacunkowa bez podatku VAT nie przekracza 170.000 zł netto.

§ 1. Przedmiot zarządzenia

Wprowadza się procedurę udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane w Gnieźnieńskim Ośrodku Sportu i Rekreacji (dalej „GOSiR”), których wartość szacunkowa bez podatku VAT jest niższa niż 170.000 zł netto, tj. poniżej progu obowiązkowego stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej „Pzp”, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.)

§ 2. Zakres i definicje

1.Procedura dotyczy zamówień publicznych udzielanych przez GOSiR, których wartość szacunkowa nie przekracza 170.000 zł netto.

2.W zakresie pojęć takich jak: zamówienie, wykonawca, dostawy, usługi, roboty budowlane, udzielenie zamówienia, stosuje się odpowiednio definicje z ustawy Pzp.

3.W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków zewnętrznych (UE, krajowe fundusze, granty) stosuje się procedurę określoną w niniejszym zarządzeniu, z uwzględnieniem zasad wynikających

z wytycznych programowych. W przypadku rozbieżności – pierwszeństwo mają wytyczne źródła finansowania.

§ 3. Zasady ogólne

Zamówienia do 170.000 zł netto udzielane są z zachowaniem zasad:

a) równego traktowania wykonawców,

b) przejrzystości, konkurencyjności i bezstronności,

c) celowości, efektywności i oszczędności,

d) pisemności lub odpowiedniego udokumentowania,

e) proporcjonalności i adekwatności formalnej do wartości zamówienia.

§ 4. Kategorie i tryby udzielania zamówień

1.Zamówienie do 5 000 zł  netto będzie realizowane z należytą starannością (celowo, rzetelnie, racjonalnie, oszczędnie)

2.Zamówienia od 5 000 zł netto do 30.000 zł netto;

a) dopuszcza się udzielenie zamówienia w sposób uproszczony, tj. poprzez:

- wybór wykonawcy na podstawie rozeznania rynku (np. telefonicznie, e-mail, strony internetowe),

- sporządzenie notatki z wyboru wykonawcy lub adnotacji na odwrocie faktury/rachunku – bez konieczności pisemnego zapytania ofertowego.

b) nie jest wymagany wniosek o zatwierdzenie trybu udzielenia zamówienia.

3.Zamówienia powyżej 30.000 zł netto do 170.000 zł netto;

a) udzielenie zamówienia następuje po przeprowadzeniu jednego z trybów konkurencyjnych:

- zapytanie ofertowe do min. 2 wykonawców (załącznik nr 2),

- publikacja zapytania na stronie BIP GOSiR lub platformie zakupowej,

- porównanie min. 2 ofert dostępnych publicznie (np. w internecie),

- negocjacje z min. 2 wykonawcami – jeśli specyfika zamówienia tego wymaga,

- w wyjątkowych przypadkach – negocjacje z 1 wykonawcą (art. 214 ust. 1 Pzp – odpowiednie stosowanie).

b) dopuszcza się modyfikację liczby wykonawców, jeżeli rynek jest ograniczony, co należy uzasadnić

w dokumentacji.

c) obowiązkowy jest wniosek o zatwierdzenie sposobu udzielenia zamówienia (załącznik nr 1).

§ 5. Dokumentacja i przebieg postępowania

1.Zamówienia  od 5 000 zł netto do 30.000 zł netto

a) dokumentowane w formie notatki służbowej (załącznik nr 4) lub adnotacji na fakturze.

b) zawiera: przedmiot zamówienia, szacunkową wartość, nazwę wykonawcy, uzasadnienie wyboru, datę, podpis.

2.Zamówienia powyżej 30.000 zł do 170.000 zł netto

a) wniosek o wszczęcie postępowania (załącznik nr 1),

b) zapytanie ofertowe (załącznik nr 2) lub inny sposób pozyskania ofert,

c) protokół z wyboru wykonawcy (załącznik nr 3),

d) umowa, zlecenie lub inna forma potwierdzenia zamówienia (pisemna lub elektroniczna).

§ 6. Inne tryby i wyjątki

1.Dopuszcza się zawarcie umowy z jednym wykonawcą (bez konkurencji), jeśli zachodzą przesłanki:

a) przyczyny techniczne, brak alternatyw (art. 214 ust. 1 pkt 2 Pzp),

b) pilna potrzeba, której nie dało się przewidzieć,

c) kontynuacja dostaw/usług wymagająca zgodności technicznej.

Wymagane jest pisemne uzasadnienie wyboru takiego trybu.

2.Możliwe jest zawarcie umowy cywilnoprawnej z pracownikiem GOSiR, jeśli nie zachodzi konflikt interesów i jest to celowe.

§ 7. Zawarcie umowy

Umowy mogą być zawierane:

a) pisemnie (umowa, zlecenie),

b) elektronicznie (zgodnie z art. 78 [1] KC),

c) ustnie – tylko do 30.000 zł netto (potwierdzeniem jest faktura/rachunek i notatka).

§ 8. Odpowiedzialność

1.Postępowania przygotowuje dział wnioskujący.

2.Nadzór formalny nad realizacją postanowień niniejszego regulaminu sprawuje pracownik właściwy

ds. zamówień publicznych i przetargów, który jest odpowiedzialny za wprowadzenie danych  do BIP.

3.Nadzór ogólny nad realizacją postanowień niniejszego regulaminu sprawuje Główna Księgowa GOSiR.

§ 9. Postanowienia końcowe

1.Z chwilą wejścia w życie niniejszego zarządzenia traci moc Zarządzenie nr 10 Dyrektora Gnieźnieńskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji z dnia 26 stycznia 2021 roku w sprawie: wprowadzenia w Gnieźnieńskim Ośrodku Sportu i Rekreacji (dalej „GOSiR”) procedury udzielania zamówień, których wartość  bez podatku od towarów i usług, jest mniejsza niż kwota 130.000 złotych.

2.Załączniki stanowią integralną część procedury.

3.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 roku.

Załączniki:

1.Wzór zapytania ofertowego

2.Wniosek o zatwierdzenie trybu udzielenia zamówienia

3.Protokół z przeprowadzonego postępowania

4.Notatka z wyboru wykonawcy (do 30.000 zł netto)

 

 

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia nr 7

Dyrektora GOSiR

z dnia 23 stycznia 2026 roku

 

 

Gniezno, dnia ……….....…r.

Nr sprawy: …………………………

 

WNIOSEK

O zatwierdzenie sposobu udzielenia zamówienia

O WARTOŚCI, BEZ PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG, MNIEJSZEJ NIŻ KWOTA 170.000 ZŁ.

 

1.Nazwa działu: …...............................................................................................................................

 

2.Nazwa nadana zamówieniu/przedmiot zamówienia: …................................................................

………………………………………………………………………………………………………………………

 

3. Wartość zamówienia netto……………………………… złotych

                                              

3.1. Osoba/y dokonująca/e ustalenia wartości zamówienia: …...............................................................

 

3.2. Łączna wartość zamówień tego samego rodzaju w danym roku budżetowym:…………....… zł netto

 

1.     Kwota zabezpieczona na realizację zadania:*

·       w budżecie GOSiR na rok……, w wysokości:…… w dziale ……, obiekcie  ………, par. ………. klasyfikacji budżetowej

·       finansowanie ze środków Unii Europejskiej (podać kwotę dofinansowania i jaki stanowi to udział w % w wartości zamówienia oraz wskazać projekt/program) ……………………………………………………………………………………………………………

·       inny rodzaj finansowania (podać jaki oraz kwotę finansowania) ………………………………………….......................................................................................…

 

2.     Sposób, w jaki zostanie przeprowadzone postępowanie**:

 [ ] zapytanie do min. 3 wykonawców
 [ ] publikacja zapytania w BIP
 [ ] porównanie ofert publicznych (np. z Internetu)
 [ ] negocjacje z min. 2 wykonawcami
 [ ] inny sposób: …...............................................................................................................................

 

6.    Uzasadnienie proponowanego sposobu:
      ……………………………………………………………………………………………...............................
      …………………………………………………………………………………………...................................

 

* niepotrzebne skreślić                                                      

** zaznacz właściwe

 

 

                                                                                                                   ……………………………………………………………………………………

Podpis Kierownika działu, osoby pełniącej zastępstwo

lub innego upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej GOSiR

 

 

 

………………………............…………………………………

(akceptacja sposobu postępowania przez pracownika

    GOSiR właściwego d.s. zamówień publicznych

                lub osobę zastępującą)

 

 

 

 

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia nr 7

Dyrektora GOSiR

z dnia 23 stycznia.2026 roku

…..............................................

      pieczęć Zamawiającego

 

DYREKTOR GNIEŹNIEŃSKIEGO OŚRODKA SPORTU I REKREACJI

ogłasza rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia na

„…………………………………………………………………….”

o wartości bez podatku VAT mniejszej niż kwota 170.000 zł netto

 

Zapytanie ofertowe nr ………...........…

 

1.Opis przedmiotu zamówienia: …...................................................

2. Zamawiający: Miasto Gniezno - Gnieźnieński Ośrodek Sportu i Rekreacji (GOSiR), ul. Bł. Jolenty 5,

62-200 Gniezno,   www.gosir.gniezno.pl, e-mail: …....................... tel. …........................ fax. ….....................

3. Termin wykonania zamówienia: …………………….

4. Kryteria oceny ofert:  cena, termin wykonania, okres gwarancji, ocena techniczna, jakość, funkcjonalność*, inne (wymienić jakie) …..............................................

* niepotrzebne skreślić

5. Warunki udziału w postępowaniu (jeżeli są wymagane):

    - …..................................

    - …..................................

6. Wykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy:

    - …..................................

    - …..................................

7. Termin związania ofertą: ….....................................

8. Opis sposobu przygotowania oferty:

- W ofercie należy podać wartość zamówienia netto i brutto wyrażoną liczbowo i słownie.

- Ofertę należy opisać nazwą i adresem Wykonawcy oraz nazwą i adresem Zamawiającego, a także napisem „Zapytanie ofertowe nr ………….na  „…………….” i przesłać drogą elektroniczną na adres       

e-mail:…............................................ ,  w terminie do dnia …..........................do godz..............

9. Ocena ofert nastąpi w GOSiR ul...…….……….. w dniu  ………....  r.

o godz. ……......…..                  

10. Pracownikiem upoważnionym do kontaktów z Wykonawcami jest: .…………tel. …..… w godz..........

11. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

12. Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia negocjacji

z wykonawcami.

13. Niniejsze zapytanie nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy.

 

Gniezno, dnia ………………….….r.

 

 

 

 

 ……………………………………………………………………………………

Podpis Kierownika działu, osoby pełniącej zastępstwo

       lub innego upoważnionego pracownika

              komórki organizacyjnej GOSiR

                                                   

 

 

 

 

 ….........................................................

pieczęć i podpis Dyrektora GOSiR

lub innej upoważnionej osoby

                                                                                         

Załącznik Nr 3   

do Zarządzenia nr 7

Dyrektora GOSiR

z dnia 23 stycznia.2026 roku

 

 

Gniezno, dnia ………………r.

Nr sprawy: …………………………

 

PROTOKÓŁ

z postępowania o udzielenie zamówienia

o wartości bez podatku VAT mniejszej niż kwota 170.000 zł netto

 

I. Nazwa nadana zamówieniu/przedmiot zamówienia

…………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………

 

II. Wartość zamówienia …………………………… złotych netto

data wyliczenia/osoba dokonująca ustalenia wartości zamówienia:

…………………………………………………………………………………………………………………………

 

III. Podstawowe informacje dotyczące przeprowadzonego postępowania

1. Nazwy i adresy wykonawców, do których w dniu …………………… skierowano zaproszenie do złożenia oferty (zapytanie ofertowe) lub zaproszenie do udziału w negocjacjach:

1)……………………………………………………………………………………………………………………

2)……………………………………………………………………………………………………………………

3)……………………………………………………………………………………………………………………

 

2. Zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej www………………………………..........… – data zamieszczenia: …………………………………… ^*

* dotyczy przypadków, w których zamawiający zamieścił ogłoszenie w sprawie zamówienia na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Zamawiającego lub na innej stronie internetowej.

 

3. Dane dotyczące złożonych ofert

 

Na zapytanie odpowiedziało ……………… (podać liczbę) Wykonawców, którzy w terminie do dnia …………………… złożyli następujące oferty*:

lp.	Nazwa i adres Wykonawcy	Cena ofertowa brutto	Inne dane ofertowe – np. okres gwarancji, termin wykonania itp.
1.
2.
3

 

* w przypadku dokonywania porównania ofert z wykorzystaniem internetu lub w inny sposób (np. w wyniku zamieszczenia ogłoszenia), należy podać nazwy i adresy oraz dane ofertowe poszczególnych wykonawców, których oferty porównano lub które zostały złożone. Jeżeli zamówienia udzielono po negocjacjach z jednym wykonawcą, należy wpisać nazwę i adres wykonawcy oraz zaoferowaną przez niego cenę.

 

4. Informacje dotyczące przeprowadzonych negocjacji (data przeprowadzenia, podmioty, z którymi były prowadzone negocjacje, ustalenia)^*

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

* dotyczy przypadków, w których przeprowadzono negocjacje z wykonawcą lub wykonawcami.

 

IV.Wynik postępowania (wybór oferty)

Uwzględniając przyjęte kryterium/a, tj. ….....................................................……………………………………

za najkorzystniejszą uznano ofertę następującego Wykonawcy:

(nazwa i adres wykonawcy) ………………………………………………………………………………………, cena oferty: ………………………….złotych brutto,

 

inne elementy oferty: …………………………………………………………

 

 

Sporządził protokół:    ………….…………………………………………………………………………

                                                                       (pieczęć i podpis)

 

Zatwierdził protokół:   ...……………………………………………………………………………………

                       (pieczęć i podpis Dyrektora GOSiR lub innej upoważnionej osoby)

 

 

 

 

                   

 

Załącznik Nr 4

do Zarządzenia nr 7 

Dyrektora GOSiR

z dnia 23 stycznia.2026 roku

 

 

 

Gniezno, dnia ………………r.

Nr sprawy: …………………………

 

NOTATKA SŁUŻBOWA
z wyboru wykonawcy zamówienia o wartości bez podatku VAT do 30.000 zł netto

 

1.Data: ……………………………
2.Osoba sporządzająca: ……………………......…………………
- Stanowisko: …………………………………..............................

3.Przedmiot zamówienia:
…………………………………………...................................……………………………………………………

4.Wartość szacunkowa (netto): ………………… zł

5.Nazwa wybranego wykonawcy:
………………………………......................................................................................…………………………

6.Uzasadnienie wyboru wykonawcy*:
 [ ] najniższa cena
 [ ] doświadczenie/współpraca dotychczasowa
 [ ] dostępność / czas realizacji
 [ ] pilna potrzeba
 [ ] inne: …………………………...........................………………

7.Forma zawarcia umowy*:
 [ ] ustnie
 [ ] e-mail / elektronicznie
 [ ] faktura / rachunek

 

* zaznacz właściwe

                                                                                                                   ……………………………………………………………………………………

Podpis Kierownika działu, osoby pełniącej zastępstwo

  lub innego upoważnionego pracownika

komórki organizacyjnej GOSiR